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16. Module « Communications »

Par Django Blais, Analyste programmeur | jeudi 11 avril 2019

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Menu du module « Communications »

Gestion du module « Communications »

Le module « Communications » permet de regrouper et de gérer trois services dépendant les uns des autres :


Module « Équipe »

Extrêmement simple, ce module permet essentiellement de spécifier le nom et la fonction des personnes-ressources de la municipalité. Ces « contacts » seront ensuite disponibles à partir de la liste déroulante du « service concerné », dans le formulaire de contact. Le contact qui reçoit un formulaire sera aussi associé a la communication ajoutée automatiquement dans le module « Communications ».

Formulaire de contact

NOTE : La gestion des contacts du module « Équipe » se fait dans le module « Liste des contacts ». Vous pouvez ajouter ou modifier les contacts du formulaire à votre guise.
Ajouter un contact dans l’équipe
Sélectionner un contact et entrer sa fonction, sans plus !


Module « Communications »

Outre les avantages comme attacher des fichiers, la sélection du « service concerné » à partir du module « Équipe », le module de communication travaille beaucoup en arrière-plan. Que ce soit la capture de pourriels et l’abus de formulaire ou pour éviter de perdre une communication (problème de courriel, serveur non disponible...). Il est utile pour faciliter la gestion des messages et la création de questions-réponses.

Le module est aussi une occasion de rassembler l’ensemble des communications de la municipalité souvent éparpillé à droite et à gauche et de leur attribuer un numéro de référence unique. Chaque formulaire est d’abord sauvegardé dans Neural.

Ajouter un contact dans l’équipe

Un usage pratique de ce module est de pouvoir identifier rapidement en « mode liste » les messages qui n’ont pas été traités par exemple. Même si ce n’est pas obligatoire, il va sans dire que la gestion doit être rigoureuse pour que ça soit efficace.


Noter que ce module n’est jamais accessible publiquement. Tous les messages du module ne peuvent être consultés qu’à partir de votre compte Neural.

Module « Questions et réponses »

Les questions-réponses, ou la foire aux questions, est un classique du Web. Au-delà de l’information accessible de façon logique et organisée en catégories, ce module permet de rassembler un tas d’information souvent caché au fond d’une page. Et il permet surtout d’accéder à cette information directement via un numéro de référence.

C’est là qu’il devient très pratique. Imaginer le cas suivant :

Plusieurs citoyens posent des questions, avec le formulaire de contact, sur la page Facebook, au téléphone, au dépanneur, et surtout aux réunions du conseil. La page des questions-réponses permet de regrouper et de répondre officiellement aux nombreuses questions avec un numéro de référence unique.

Si ensuite une question revient, la page des questions-réponses permet de donner une référence unique (URL) en guise de réponse. Évitant ainsi de devoir réécrire le même message, de le personnaliser...

Le module est assez simple :

  • un type de question ;
  • le titre de la question ;
  • la question ;
  • et la réponse.

Vous pouvez ajouter :

  • des mots-clés pour les moteurs de recherche ;
  • le nom et le courriel du citoyen s’il y a lieu (aucune diffusion publique).

Ajouter les questions-réponses de votre choix ou créer automatiquement une question-réponse à partir d’un message du formulaire. Si une question-réponse n’est plus d’actualité, vous pouvez l’archiver (Question fermée). Elle restera accessible dans les archives.

Ajouter un contact dans l’équipe

Partager une question-réponse. Il peut arriver qu’une question soit pertinente pour l’ensemble des municipalités. Au lieu d’entrer une question-réponse par municipalité, entrer une seule fois la question-réponde et partager là sur les pages « Questions-réponses » des autres municipalités. Éviter de mentionner le nom d’une municipalité pour que la question-réponse demeure neutre.


Le citoyen

Pour le citoyen, à qui vous pouvez envoyer en tout temps la référence (URL) d’une question-réponse, peut :

  • consulter la page des « Questions-Réponses » classés par type de communications ;
  • discerner les questions avec réponse ;
  • consulter les archives ;
  • évaluer sur une échelle de 5 chaque réponse ;
  • être avisé sur la page d’accueil d’une nouvelle réponse.

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